表計算ソフトのエクセルでできること!3つ紹介します

エクセルの基本的な説明

エクセルは表計算ソフトですので、基本的な使い方とすれば、計算や集計での利用ですね。エクセルのファイルはブックと呼ばれ、1つの冊子として考えると分かりやすいと思われます。作業している画面はシートという名称となり、冊子の中に使えるシート状の計算用紙が1枚ずつ揃えられているのをイメージすると分かりやすいですね。シートの中はセルで1つずつ区切られています。縦の列はアルファベットで、横の行は数字で示されます。セルの入力をするには、マウスやキーボードでそれぞれのセルを選択して、任意の数字や文字列を入力したり、数式や関数を設定したりして、計算や集計をし、見栄えの良い表を作ったり、グラフを作ったりします。簡単なデータベースを作ることもできます。

応用して文書作成にも利用できる

エクセルで作った表やデータを利用して、ビジネス文書を作ることも可能です。表を作る時にセルを利用して罫線を引きますが、金額の計算に利用できることから、見積書や請求書、領収証などにも転用できます。いちいち計算するのは面倒ですので、テンプレート用のシートと、簡易的なデータベースのシートを用意し、関数を使って会社ごとの利用額を集計し、差し込み印刷の機能を利用して、自動的に書類を作成することもできます。高度な場合は専門的なプログラムの知識が必要となりますので、無料で利用ができるように公開されているテンプレートをダウンロードして使うと便利でしょう。

無料素材を利用して各種カードの印刷も可能

エクセルのメーカーサイトや、素材集のサイトでは、無料で利用できる写真や画像を多数揃えている場合があります。そのままダウンロードしてカレンダーを作ることもできますし、名刺やショップカード、スタンプカード、名前ラベルを作成することも可能になっています。印刷時の余白の設定や、セルの大きさをカードの大きさに合わせる必要があります。セルの単位はピクセルになりますので、パソコンに添付されている画像ソフト等でサイズを換算してください。図柄や背景を入れる場合には、セルに枠を設定してその中に画像ファイルを設定することができます。複数図柄を入れる場合には、図形をグループ化すると処理しやすいですね。1枚の用紙に印刷できる枚数だけ、他のセルにコピーをして、手持ちのプリンターで印刷できます。ラベル用紙には、ビジネス利用できる厚みがあって丈夫な物や、和紙で作られた物、1枚ずつ切り離しやすい物などがありますので、好みに合わせて選ぶといいですよ。

エクセルの講座の内容は、それぞれのパソコン教室の講師の経歴や学習者のレベルに大きく左右されることがあります。